Viele Unterlagen müssen für Jahrzehnte aufbewahrt werden. Aber einiges kann auch digital archiviert sein und muss nicht zwangsläufig meterweise Regalplatz in Form von vollen Ordnern verbrauchen. Da ist ein Dokumenten-Scanner mit Netzwerkanbindung eine praktische Sache. Wir haben darum den ScanSnap iX1600 von PFU, dass seit einer Weile zu RICOH gehört, ausprobiert.
Inhaltsverzeichnis
Lieferumfang des PFU (RICOH) ScanSnap iX1600
Im Karton mit dem Dokumentenscanner befindet sich ein Informationsblatt, dass erklärt, das die Fujitsu-Scanner nunmehr seit Januar 2023 unter der RICOH-Marke weitergeführt werden. Es ist zudem eine Kurzanleitung, das Netzteil mit zwei Kaltgerätekabeln (eines davon für UK) sowie ein zwei Meter langes USB-B-Kabel im Lieferumfang des ScanSnap ix1600 enthalten. Für die Software ist zum Glück kein Datenträger mehr dabei, sondern eine Informationsbroschüre mit aufgeklebter Seriennummer für die OCR-Software ABBYY FineReader. Zudem ist ein Einsatz für den Dokumentscanner enthalten, der das Scannen von Quittungen und Visitenkarten und Briefumschlägen erleichtert.
Hardware und Eigenschaften
Der PFU (RICOH) ScanSnap iX1600 mit automatischem Dokumenteneinzug 292 x 161 x 152 mm gross und wiegt 3.4 kg. Da Gerät ist in Weiss und Schwarz erhältlich und lässt sich platzsparend zusammenklappen. Unter dem Deckel, der gleichzeitig den Dokumenteneinzug für typischerweise bis zu 50 DIN A4-Seiten darstellt, befindet sich ein 4.3 Zoll TFT-Touchscreen in Farbe. Andere Tasten sind nicht vorhanden.
Zur Verbindung mit dem Rechner, ob Windows PC oder Mac, ist ein USB 3.2 Gen 1-Anschluss auf der Rückseite vorhanden, der mittels Schieber vor Staub geschützt werden kann. Daneben ist der Stromanschluss für das Netzteil, dass maximal 17 Watt liefern muss. Alternativ zur USB-Verbindung, die natürlich auch abwärtskompatibel zu USB 2.0 und USB 1.1 ist, kann auch WLAN im 2.4-GHz-Frequenzbereich nach IEEE 802.11 b/g/n genutzt werden.
Papierformate
Der RICOH ScanSnap iX1600 kann mit der automatischen Blattzufuhr Papier in den Standardgrössen DIN A4, A5, A6, B5 und B6 sowie Visitenkarten, Postkarten, Letter und Legal verarbeiten. Als benutzerdefinierte Papiergrössen kommt mindestens 50.8 x 50.8 mm (2 x 2 Zoll) und maximal 216 x 360 mm in Frage.
Die manuelle Zufuhr eignet sich für Papier im Format DIN A3 und B4 sowie mit 279 x 432 mm. Das Papier darf dabei zwischen 40 g/m2 bis 209 g/m2 wiegen und Visitenkarten können bis zu 0.76 mm dick sein, wenn sie keine Prägung aufweisen. Mit Prägung ist bis 0.76 + 0.48 mm im Querformat (ISO7810-konform) möglich. Der Karten- und Quittungs-Einsatz indes kann optional auch ganz einfach ausgebaut werden, so dass mehr Blätter in den Papiereinzug passen.
Scangeschwindigkeit und Auflösung
Die Scangeschwindigkeit beträgt bei DIN A4 im Hochformat 40 Seiten pro Minute mit einer Auflösung von 300 dpi. Dabei werden alle eingezogenen Seiten per Duplex-Scanner durch einen Kontaktbildsensor (Contact Image Sensor, CIS) dank einer dreifarbigen LED (Rot/Grün/Blau) mit einer Auflösung von bis zu 600 dpi jeweils in einem einzigen Durchgang von vorne und hinten gleichzeitig eingelesen. Mit höherer Auflösung sinkt natürlich die Einlesegeschwindigkeit.
Gleichzeitig zum doppelseitigen Scannen verfügt der ScanSnap iX1600 über eine Überlappungserkennung und Längenerkennung auf Hardwareseite.
Bilder: PocketPC.ch / Jeanrenaud
Der Dokumenteneinzug, der wie die Vorderseite bei beiden Farbvarianten jeweils in Dunkelgrau gehalten ist, ist ganz klassisch aufgebaut. Der parallel verschiebbare Papierbreiten-Begrenzer sorgt für einen geraden Einzug. Zudem kann der Dokumenteinzug ganz einfach verlängert werden, indem mittig ein Auszug herausgezogen wird.
Gleiches gilt für den Dokumentenauffang, der aus drei Teilen besteht und leicht nach oben gebogen herausgezogen werden kann. So werden eingescannte Blätter sauber nach dem Einlesen vor dem Herunterfallen bewahrt.
Der Dokumenteneinzug kann über eine oben-rechts platzierte Taste entriegelt und geöffnet werden, etwa bei Papierstau.
Testeindruck
Die Verarbeitung des ScanSnap iX1600 Dokumentenscanners von RICOH ist einwandfrei und macht einen hochwertigen Eindruck, auch wenn nahezu alles aus Kunststoff besteht. Nichts wackelt oder knarzt und auch die Rollen und die Mechanik des Scanners sehen nach einer robusten und langlebigen Bauweise aus.
Zum Scannen per USB-Anschluss kommt ein hauseigener, ScanSnap-spezifischer Treiber unter Windows zum Einsatz. Weder TWAIN noch ISIS werden unterstützt.
Gleichzeitig gibt es aber auch eine ScanSnap Home App für iOS und Android. Leider gibt es ScanSnap Home auch nicht für Linux-Systeme.
Die ScanSnap Home Software indes kommt komplett als eine einzelne Installationsdatei bezogen werden. Nur das OCR-Packet ist immer als zusätzlicher Download verfügbar.
Ausgegeben werden die Bilder vom Dokumenten-Scanner laut Hersteller in 24 Bit Farbe, 8 Bit Graustufen oder 1 Bit Schwarzweiss. Als Ausgabe-Dateitypen kommen PDF, Durchsuchbare PDF, PDF/A, TIFF, mehrseitiges TIFF, Bitmap, JPEG, JPEG2000, RTF, PNG, Word, Excel und PowerPoint in Frage. Die Einrichtung, auch als Netzwerk-Scanner ins WLAN, erfolgt immer über die ScanSnap-Software.
Diese wollte zuallererst gleich ein Firmware-Update durchführen. Das dauerte aber auch 20 Minuten! Überhaupt ist der Scanner nicht der allerschnellste beim Kaltstart. Das dauert schon mal ein paar Minuten, bis der Scanner bereit steht, wenn er zuvor nicht im Standby-Modus war. Dabei fallen jedoch immer noch rund 1.5 Watt an, so dass man sich den Komfort der Verfügbarkeit nach wenigen Sekunden durchaus überlegen.
Die App selbst zeigt in der Home-Ansicht das Bild des TFT-Touchscreens an.
Screenshots: PocketPC.ch / Jeanrenaud
Profile
Hier können Verknüpfungen zu Scan-Profilen abgelegt werden, auf die man schnell zugreifen können möchte. Neben dem Scannen in einen Vordefinierten oder nach dem erfolgten Einlesevorgang anzugebenden Ordner kann hier direkt zum E-Mail-Anhang, in einen Cloud-Speicher oder auf einen Netzwerkordner abgelegt werden. Hier sind viele beliebte Cloud-Dienste wie Google Drive, Evernote, OneDrive und DropBox mit dabei.
Zudem kann ein Profil für das Scannen von Visitenkarten und Quittungen angelegt werden. Das ist praktisch, weil diese direkt in einen Quittungs-Ordner abgelegt und deren Beträge per optische Texterkennung (OCR) ausgelesen werden. Will man hier als Standardwährung indes Schweizer Franken und als Land die Schweiz, muss dies als benutzerdefinierte Option hinterlegt werden.
Leseleistung
Das Einlesen von Dokumenten funktioniert sehr gut und schnell. Klar müssen Büroklammern oder Bostich vorher entfernt werden und sehr dünnes Papier, etwa von Kassenbelegen, scheint etwas durch. Aber alles lässt sich problemlos und schnell einscannen und im gewählten Format und mit den entsprechenden Bildeinstellungen abspeichern. Dank der Texterkennung sind so auch PDF-Dateien durchsuchbar, weil die Textinformationen eingebettet werden, wenngleich auf dem Bildschirm mehr ein Foto sichtbar bleibt. Dafür kommt die Kofax Power PDF Software zum Einsatz, deren Seriennummer für die Lizenz im Lieferumfang enthalten ist.
OCR und rechnerloses Scannen
Mittels ABBYY Scan to Word, ABBYY Scan to Excel oder ABBYY Scan to PowerPoint können jedoch die eingelesenen Informationen auch direkt als bearbeitbarer Text an die entsprechenden Office-Programme geschickt werden.
Nach dem Scannen können die eingelesenen Seiten in ScanSnap Home ganz einfach und intuitiv organisiert, angeordnet und gedreht werden, bis alles so ist, wie man es gerne speichern möchte.
Darum ist grundsätzlich aber beim Scannen ein eingeschalteter Rechner notwendig, der die ScanSnap-Software installiert und mit dem Dokumentenscanner iX1600 verbunden hat. Nur im CloudScan-Modus, bei dem neben einem Cloud-Speicher auch ein Konto bei der RICOH ScanSnap Cloud erforderlich ist, können Dokumente ganz ohne PC eingelesen werden.
Aber auch das klappt tadellos, schnell und zuverlässig. Damit kann man den Scanner ganz einfach aufklappen, das zu scannende Dokument einlegen und auf CloudScan auf dem Touchscreen drücken. Fertig.
Zudem können in ScanSnap Home unbegrenzt viele User-Profile angelegt und unbegrenzt viele Rechner gekoppelt werden, so dass man auch für grössere Teams mit dem Dokumentenscanner gerüstet ist.
Preis und Fazit
Der PFU (RICOH) ScanSnap iX1600 kostet 405.99 Euro bzw. 378.- SFr. und ist mit drei Jahren Garantie erhältlich, wobei davon zwei Jahre erst nach Produktregistrierung verfügbar sind. Bis zum 30.04.2024 gibt es von RICO zudem beim Kauf eines ScanSnap iX1600 einen kostenlosen Leitz IQ Aktenvernichter Home Office Sicherheitsstufe P4 dazu.
Insgesamt ist der ScanSnap iX1600 Dokumenten-Scanner ein tolles Produkt für das Home Office und alle, die etwas gegen den Papierkrieg im Alltag unternehmen möchten. Schnell und einfach sowie zuverlässig scannt der ScanSnap unter dem neuen Branding RICOH nahezu alles ein, was man ihm vorsetzt und speichert es zuverlässig in handelsüblichen Dateiformaten ab. Die Auflösung von bis zu 600 dpi reicht sehr gut für Dokumente aller Art und das Duplex-Scannen geht super schnell vonstatten. Schade ist nur, dass der Dokumentenscanner auf proprietäre Treiber angewiesen ist und weder TWAIN noch ISIS unterstützt sowie keine App für Linux-Betriebssysteme vom Hersteller bereitgehalten wird.
Dafür ist der Cloud-Scan-Modus sehr komfortabel gelöst und erlaubt es, auch ohne aktivierten PC oder Mac einfach seine Dokumente, Briefe oder Quittungen zu digitalisieren.
Video: RICOH