[Übersicht/HowTo] Synchronisation von Kontakten, Terminen und Dateien

WORK IN PROGRESS

Kurze Einleitung: Hier soll eine kleine Übersicht zum Thema Synchronisation von Kontakten/Terminen/Dateien zwischen PC und Smartphone/Tablet entstehen. Ich würde gern die Möglichkeiten sowohl erwähnen als auch die Vor- und Nachteile betrachten. Ferner soll der Thread als eine Anleitung dienen.

Auf folgende Probleme soll dabei noch eingegangen werden:
- Synchronisation von Aufgaben: Android bietet keine native Aufgabenapp und die Synchronisation von Aufgaben ist auch nicht direkt mit onboard
- Synchronisation von Notizen
- Handhabung von Geburtstagen
- mögliche Kosten, sowohl notwendiger Abonnements als auch möglicher Apps bzw. AddOns für die PC Clients
- Systemkompatibilität: Windows, Linux, MacOS, iOS, Android, Windows Phone usw. Da ich nur ein Windows/Android Nutzer bin, brauche ich eure Hilfe um andere Systeme abzudecken.
- Fotoqualität der Kontaktbilder: Auf immer größeren Bildschirmen der aktuellen Smartphones ist das schon eine Qual bei zB. einem Anruf ein riesiges verpixeltes Kontaktbild zu sehen. Fairerweise muss erwähnt werden, dass Android nicht ganz unschuldig an der Situation ist. Dem Zitat von "Marten Gajda" sieht es mit Android so aus:

Depending on your device there is a photo size limit. Android 2.x usually stores images in 96x96. In Android 4.0.x the maximum image size is 256x256 px. Since Android 4.1 the maximum image size usually is the display width or height (whichever is smaller).

Es soll heißen, dass man erst ab Jelly Bean die Kontaktbilder in guter Qualität bzw. hoher Auflösung speichern kann.

Testgeräte:
- HTC Sensation mit verschiedenen ROMS: Sense befreites ROM (Android 4.0.3 aka Ice Cream Sandwich, ICS), AOKP basiertes ROM (Android 4.1.2 aka Jelly Bean, JB)
- HTC Desire mit dem CyanogenMod ROM (Android v2.3.? aka Gingerbread
- 2 PCs und ein Laptop, alle mit Outlook 2010 und Thunderbird+AddOns

Synchronisation mit einem Google Account

ToDo, Google-Account:
- Kompatibilität mit gängigen System auflisten (Apps, Clients, AddOns)
- Handhabung der Geburtstagstermine
- Fazit schreiben

Beschaffung: Man lege sich bei Google einen Account an und das wars. Kostet auch nix, sofern man kein Freund der Privatsphäre ist

Funktionalität:
- Android: Sehr einfach einzurichten. Es lassen sich Mails, Kontakte, Termine, Notizen und Browserlesezeichen abgleichen. Mit einer Extra-App eigener Wahl lassen sich auch Aufgaben darstellen und mit dem Google-Konto abgleichen. Mit der Google Drive App lässt sich auch Googles Cloud Dienst nutzen.
- Windows-Phone: ?
- iOS: ?
- Windows: ...
- Linux: ...
- iOS: ...

Vorteile eines Google Accounts:
- Der Account an sich ist kostenfrei
- Die Einrichtung ist relativ einfach
- Tiefe Integration des Google-Konto im Android
- Clound-Dienst mit kostenlosem (Start-)Speicher
- Integration der Cloud in Google-Mail
- ...

Nachteile eines Google Accounts:
- Keine Datenkontrolle, da Google auf alle Daten Zugriff hat
- Nur ein Kalender und ein Adressbuch per Konto möglich
- ...

Vorläufiges Fazit: Wer den Aufwand scheut, möglichst auf weitere Kosten verzichten möchte, mit gebotener Funktionalität zufrieden ist und kein Problem damit hat Google alle Daten freizugeben, ist mit der Nutzung eines Google-Accounts sehr gut bedient und braucht sich den Rest eigentlich gar nicht anzuschauen.
An dieser Stelle sei an die Google-Sync Nutzer appelliert: Fragt bitte die Leute, die Ihr bei euch in der Kontaktliste habt, ob diese auch damit einverstanden sind, dass Ihre Daten (Name, Anschrift, etc.) bei Google landen, bevor Ihr diese Daten an Google weiter schickt

Synchronisation mit einem Hosted Exchange Account

ToDo, Hosted Exchange Account:
- Kompatibilität mit gängigen System auflisten (Apps, Clients, AddOns)
- Fazit schreiben

Beschaffung: Ein Hosted Exchange Account kann bei vielen verschiedenen Anbietern wie DomainFactory oder ECS Webhostig gemietet werden. Die Preise variieren dabei zwischen 4€ und 13€ im Monat pro Account. Viele Anbieter legen gegen eine kleine monatliche Gebühr zusätzlich eine Microsoft Outlook Lizenz dazu, sodass die Anfangskosten relativ gering und überschaubar sind.

Funktionalität: Mit dem Hosted Exchange Account lassen sich Kontakte, Termine sowie eMails zwischen verschiedenen Clients abgleichen. Die Einrichtung sowohl auf dem Smartphone (keine weitere Apps notwendig) als auch im Outlook (keine weiteren AddOns notwenig) ist relativ einfach.

Ich habe einen Exchange (2003) Account bei ECS Webhostig (Server in Deutschland) und kann zZ von folgenden Unannehmlichkeiten berichten:
- Kontankbild am Smartphone hinzufügen: Am Smartphone wird das Bild in guter Qualität abgelegt, auf dem Exchange Server kommt allerdings ein auf 96x96 Pixel runter skaliertes Bild an. Beim Löschen und Neuanlegen des Accounts am Smartphone bekommt man eben diese miese Bildqualität zu sehen. Welche Auflösung die Bilder auf dem Server tatsächlich haben, lässt sich durch die Weboberfläche einsehen. Man logge sich bei dem Hosten Axchange Account über die Weboberfläche ein, gehe auf Kontakte und schaue sich den Anhang an. Eine kleine Besserung zu dieser Lage ist im zweiten Post in "Workaround für höhere Auflösung der Kontaktbilder bei einem Exchange Account" beschrieben.
- Notitzen und Aufgaben kommen nicht am Smartphone an: Dies liegt allerdings an Android
- Pro Hosted Exchange Account hat man ein Adressbuch und ein Kalender

Ein kostenloser Hosted Exchange Account wird direkt von Microsoft bei outlook.com angeboten, allerdings mit folgenden Einschränkungen:
- Die Kontaktbilder werden von den Kontakten selbst angelegt, wenn diese den Hotmail Messenger nutzen, ansonsten hat man nur leere Bilder
- Integration in den Outlook nur mit dem Microsoft Outlook Connector möglich
- Evtl. weitere, die demnächst noch aufgezählt werden

Vorteile eines Hosted Exchange Accounts:
- Zuverlässige Synchronisation von Kontakten, Terminen und eMails zwischen PC und Smartphone
- Relativ einfache Einrichtung
- keine weiteren Apps für das Smartphone benötigt
- keine weiteren AddOns für Outlook notwendig
- Zugriff auf die Daten via Weboberfläche über Outlook Web Access
- Für die Performance sorgt der Anbieter: Zuverlässigkeit/Erreichbarkeit, Datendurchsatz
- Sofern Outlook genutzt wird, generiert dieser automatisch die Geburtstagstermine
- Wer den Outlook.com Dienst von Microsoft nutzt, bekommt auch gratis Onlinespeicher für den Einstieg spendiert

Nachteile eines Hosted Exchange Accounts:
- Alle Daten lieber
- Nur ein Adressbuch und ein Kalender am Smartphone/PC nutzbar
- Je nach Anbieter kann es auf Dauer schon etwas kosten, besonders wenn mehrere Accounts benötigt werden
- Kontaktbilder, die am Smartphone angelegt werden, kommen in der Auflösung von 96x96 Pixel am Server an
- Alle Daten liegen beim Anbieter
- Kein Onlinespeicher für sonstige Daten, im Sinne einer Cloud

Vorläufiges Fazit: Mit höheren Kosten bei nicht zwingend höherer Funktionalität erkauft man sich mit einem Exchange Account hoffentlich etwas mehr Datenkontrolle. Ob sich das ursprünglich für das Businessumfeld entwickelter Dienst für den privaten Gebraucht wirklich lohnt, muss jeder für sich entscheiden. Wer Microsoft lieb hat und auf Kontaktbilder verzichten kann, bekommt einen zwar eingeschränkten, dafür aber einen kostenlosen Exchange Account mit Cloudfunktionalität bei outlook.com

Synchronisation mit der ownCloud über CardDav & CalDav

ToDo bei ownCloud:
- Kompatibilität mit gängigen System auflisten (Apps, Clients, AddOns)
- Einleitung zur Einrichtung der ownCloud posten
- ownCloud in Outlook testen
- HowTo: Geburtstagstermine synchronisieren
- Feedback nach längerer Nutzung posten
- Fazit schreiben

Auf das ownCloud Projekt bin ich erst kürzlich gestolpert.

Beschaffung: Für die private Nutzung ist die Software kostenlos. Für die Hardware muss man allerdings selbst sorgen. Es reicht ein Herkömmlicher PC mit Linux oder Windows, ein NAS zB. von QNAP und Synology oder man mietet sich Platz bei einem Webanbieter (mit PHP und SQL).
Die eigene Hardware erfordert eine hohe Anfangsinvestition sowie je nach Energieverbrauch geringe bis hohe Folgekosten. Bei einem Webanbieter wie DomainFactory bekommt man 10GB Onlinespeicher, 10 GB Mailspeicher und die für die ownCloud notwendigen PHP und SQL Module ab 5€ monatlich, was die Kosten wieder überschaubar hält.
Die kostenlose Möglichkeit zum Testen der ownCloud besteht aus folgender Kombination:
- Ubuntu oder bevorzugte Linux-Distribution in der virtuellen Maschine installieren (z.B. VirtualBox)
- ownCloud einrichten
- Thunderbird + AddOns (Lightning, Sogo Connector, MoreFunctionsForAdressbook) auf PC und CardDav Beta Free von Google Play (Link zur App) installieren
- Spass an der Freude haben

Funktionalität: Über die ownCloud lassen sind Kontakte (über CardDav), Termine (über CalDav) und Dateien zwischen verschiedenen Clients abgleichen. Die Einrichtung der ownCloud ist deutlich kniffliger und wird Einsteigern sicherlich einiges an Zeit kosten. Ferner erfordert die Nutzung der ownCloud zusätzliche, nicht kostenfrei Apps für Android und, falls man nicht auf Outlook verzichten kann, weitere nicht kostenfreie Outlook-AddOns. Wer dagegen mit Thunderbird kein Problem hat, wird an diese Stelle sparen.

Vorteile der ownCloud:
- Volle Datenkontrolle sofern eigene Hardware eingesetzt wird
- "Volle" Systemkontrolle: Nutzerverwaltung vorhanden, sodass sich viele Accounts anlegen und verwalten lassen
- Synchronisation mehrerer Adressbücher und Kalender pro Benutzer selbst am Smartphone
- Sofern Android JB und höher am Smartphone zum Einsatz kommt und am selbigen die Kontaktbilder hinzugefügt werden, wird die Bildauflösung von der Auflösung des Smartphones eingeschränkt. Fügt man die Kontaktbilder mit Thunderbird ein, bleibt die Auflösung sogar erhalten
- Eigene Cloud mit der CloudApp für die Smartphones sowie Clients für Linux/Windows/Mac
- Je nach Anforderung (Benutzeranzahl, Nutzungsdauer) und der Kombination aus Hardware mittel- und langfristig deutlich günstiger als ie Nutzung mehrerer Exchange Accounts
- ...

Nachteile der ownCloud:
- Sofern nicht eigene Hardware zum Einsatz kommt, nur eine eingeschränkte Datenkontrolle, da alle Daten auf dem Web-Server des Anbieters liegen
- Hoher Einrichtungsaufwand um Vergleich zum Hosted Exchange und erst recht zu den Google Diensten
- Hohe Anfangskosten bei eigener Hardware, falls diese extra für die ownCloud angeschafft wird
- Hohe Folgekosten (Energiekosten) bei leichtsinnig zusammengesetzter Hardware, sofern ein alter Rechner für den Dauerbetrieb herhalten muss
- spürbare Anfangskosten für die benötigten Apps sowie AddOns, vor allem wenn viele Rechner und Smartphones eingesetzt werden
- Die ownCloud selbst, die benötigten Apps und AddOns sind noch in der Beta Phase
- ...

Vorläufiges Fazit: Volle Datenkontrolle und hohe Funktionalität vs. dem nicht ganz ausgereiften (Beta-)Stand der Software und der hohen Anfangskosten beim Einsatz eigener Hardware. Wer Google nicht lieb hat oder mehr Funktionalität braucht, etwas Kleingeld/Lust/Zeit/Geduld zum Spielen hat und evtl. schon über die notwendigen Kenntnisse sowie Hardware hat, dem sei ein Blick auf eigene Wolke durchaus zu empfehlen.

Post 2 reserviert für die Anleitungen...

HowTo: Geburtstagstermine über ownCloud synchronisieren

Im Gegensatz zum Outlook generiert Thunderbird (kurz: TB) nicht von sich aus entsprechende Termine in dem Kalender. Die aktuellen TB-AddOns schaffen keine globale Abhilfe, da das AddOn "ThunderBirthDay" einen separaten lokalen Kalender braucht um die Termine für Geburtstage, Jahrestage usw. zu generieren. Die Termine sieht man entsprechend nur am PC.
OwnCloud bietet bisher noch keine Lösung. Zwar sieht man in der Weboberfläche Geburtstagstermine, zugreifen darauf kann man leider nicht. Laut diesem Post Calendar/Contacts: Provide CalDAV link for birthday calendar ist evtl. in Zukunft eine Besserung in Sicht.

Wie dem auch sei, nach einer kleinen Recherche bin ich auf die kostenlose Android App EboBirthday gestoßen. Diese App liest die Termine aus allen Kontaktbüchern aus und kann diese anschließend in den Kalender eurer Wahl exportieren. Ich empfehle einen neuen Kalender direkt in der ownCloud einzurichten, mit dem Namen birthdays oder events und diesen bei allen Clients (Handy, PC) einzubinden. Danach mit der App Geburtstagstermine in diesen Kalender exportieren und schwuppdiwupp sind die Termine auf allen Clients verteilt. Das macht man dann ab und an um die Termine aktuell zuhalten.

Workaround für höhere Auflösung der Kontaktbilder bei einem Exchange Account

Kontaktbilder nicht im Smartphone einfügen, sondern im Outlook. Das Kontaktbild abhängig wird dann abhängig von der Kombination des Clients (Outlook) und der Einstellungen des Exchange Servers skaliert.
Bei meiner Konfiguration, genauer Outlook 2010 und Hosted Exchange Account 2003 bei ECS Webhostig ergibt das eine maximale Auflösung von 396x396 Pixel.
Die Lösung ist allerdings recht mühselig, sofern man alle Kontaktbilder schön rechteckig haben möchte und erfordert generell einen Mehraufwand, da man dafür an den PC muss und das frisch aufgenommene Kontaktbild auch erst vom Smartphone holen muss.
Ob sich etwas mit Jelly Bean + Exchange 2010 getan hat, kann ich leider nicht sagen und hoffe auf Feedback euerseits.

Man, endlich einen Windows Client gefunden, der mit CardDav und CalDav anständig umgehen kann! http://de.emclient.com/
Zudem hat der ein paar sehr nützliche Sachen, die ich weder bei Outlook, noch bei Thunderbird gesehen habe:
- Order "Alle Posteingänge" in dem man alle Mails aus den Posteingängen aller Accounts findet
- Ordner "ungelesen" in dem man alle ungelesenen Mails findet
- und Ordner "Markiert" in dem alle markierten eMails sind
GMail lässt sich ebenfalls mit Kalender, Kontakten und sogar dem Chat nutzen.