So. 29. Oktober 2017 um 13:28

Review: ZEI° Timeular Zeiterfassung per Bluetooth

von Yves Jeanrenaud0 Kommentare

Eine präzise Zeiterfassung ist oftmals nicht ganz einfach. Sei es für verschiedene Aufträge, unterschiedliche Jobs oder schlicht mehrere Projekte. Sobald man mehr Zeit mit dem Erfassen der Arbeitszeit verbringt, als nötig, kostet es ab irgend einem Punkt nicht mehr nur Zeit und Konzentration, sondern auch richtig Geld. Meistens scheitert eine Zeiterfassung an der Bequemlichkeit oder der Gewohnheit. Sich immer aufzuschreiben, wann man mit einem Projekt anfängt und wann man aufhört, ist anstrengend und kostet… natürlich auch Zeit. Bei aller Einsicht, wie wichtig das aber sein könnte und bei allen guten Vorsätzen – viele werden auch schon die Erfahrung gemacht haben, dass das oftmals, egal wie ausgeklügelt die App, das Excel-Sheet oder das Konzept ist, es an irgend einem Punkt scheitert.

 

Hier setzt die Lösung ZEI° des österreichischen Start-Ups TIMEULAR an. ZEI° ursprünglich per Crowdfunding auf Kickstarter ins Leben gerufen, ist mittlerweile frei verkäuflich und besteht aus einem Oktaeder, also quasi einem Wüfel mit acht Seiten und der passenden App. Diese App gibt es für Window (ab Windows 7), Apple iOS, Android und Mac OSX. Im Lieferumfang ist zudem ein BTLE-USB-Mini-Dongle enthalten, ein Aufbewahr-Saein Folienschreiber mit Radier-Funkiton, drei Bögen mit je acht Aufklebern in Dreieckform sowie einen mit 24 Symbolen zum Aufkleben. Die Dreiecke sind auf zwei Bögen leer, auf dem dritten mit verschiedenen Mustern bedruckt. Der achtflächige Zeiterfasser ist 7 x 7 x 9 cm gross und wiegt 74 Gramm. Er ist hervorragend verarbeitet und macht einen hochwertigen und recht stabilen Eindruck. Die Ecken des Oktaeder sind abgerundet und dort, wo die zwei viereckigen Pyramiden zusammenkommen, ist auf der Vorderseite eine schwarze Gummiabdeckung. Dahinter ist eine handelsübliche CR2032 Knopfzellenbatterie zu finden, eine rot/blaue Status-LED, ein Taster zum Ein- und Ausschalten sowie für das Bluetooth-Pairing auch.


Timeular ZEI°
Eckig und nicht “zeitlos”, sondern mit ganz viel Zeit, zumindest zum Zeiterfassen.

Die Windows-Software erfordert in der Regel ein eingestecktes Bluetooth-Dongle, Die Apps unter Android und iOS hingegen selbstredend nicht und auch unter MacOS X ist wohl bei den meisten Mac-Modellen keine extra Hardware nötig. Das Bluetooth-Dongle ist ausschliesslich für Windows-Geräte vorgesehen und mitgeliefert.

 

Die Einrichtung der Apps funktioniert auf allen Systemen sehr ähnlich und intuitiv. Sobald der ZEI° mit dem schwarzen Button horizontal in der Basis steckt, kann er von der Software als bereit erkannt werden. Natürlich können auch mehrere ZEI° im Raum sein, da dank Bluetooth genau ein Gerät gepaart wird.

 

Nun kann die Software mit dem Aufzeichnen der Zeit beginnen. Dazu nimmt man den ZEI° und legt ihn mit der Seite nach oben auf eine Oberfläche, die gerade für den Zeitabschnitt gelten soll. Ist diese noch keiner Aktivität zugeordnet, kann dies in der Software sofort oder auch beliebig später nachgeholt werden. Das war es. Von nun an zeichnet der ZEI° ab einer Minute Verweildauer mit Hilfe der Software auf PC, Tablet oder Smartphone auf und speichert diese auf dem Konto bei TIMEULAR gesichert ab.

 

Das Programm erlaubt auch gleichzeitig in einer Kalender-Ansicht die vergangenen Aufzeichnungen zu betrachten und zu bearbeiten. Genauso ist ein Exportieren und Importieren mittels CSV-Datei möglich. Unkomfortabel? Unter Umständen. Darum gibt es auch die Möglichkeit, über die Integrations-Schnittstelle weitere Funktionen zu aktivieren. So kann hier auf Jira und Toggl zurückgegriffen werden, wobei ersteres eine kostenfreie webbasierte Fehler- und Projektmanagement-Lösung darstellt. Letzteres liefert ein eigenes Zeiterfassungs-Tool. Dadurch kann ZEI° in bestehende Abläufe oder grössere Zusammenhänge integriert werden.

 

Ebenfalls ist es via Integration möglich, eine iCal-URL zu exportieren, so dass auf die erfassten Zeitabschnitte und Details via Outlook, Thunderbird, Google Calendar und viele andere Anwendungen zugegriffen werden kann. Diese Intergations-Funktionen gibt es allerdings nur in der Pro-Version, welche vier Monate kostenfrei zur Verfügung steht und anschliessend für 3 Euro pro Monat dazu gebucht werden müsste. Das Ex- und Importieren von und zu CSV-Dateien jedoch ist kostenfrei.

 

Alles dabei und mit vielen unterschiedlichen Systemen kompatibel.

Die Statistk-Seite der App zeigt einen schnellen und komfortablen Überblick über die entsprechenden Zeitsummen je Aktivität. Damit lassen sich viele Abrechungs-Prozesse, zum Beispiel für verschiedene Kund_innen, auch realisieren. Diese ist jedoch auf den mobilen Apps (noch) nicht verfügbar.

 

Der Clou ist natürlich nunmehr, dass die acht Flächen des Oktaeders individuell gestaltet werden können. So kann einfach schnell erfassbar markiert werden, welche Seite für welche Aktivität gilt. Die Sticker helfen dabei, aber die Oberfläche des ZEI° ist auch sehr gut, beispielsweise mit Buntstiften, bemalbar.

 

Damit kann nun also ganz einfach die Zeit für bis zu acht verschiedene Aktivitäten erfasst werden, sprichwörtlich im Handumdrehen sozusagen. Wenn mehr als acht Kategorien erfasst werden sollen, kann in der Software auch mit Sub-Labels gearbeitet werden. Das ist nicht unbedingt die komfortabelste Lösung, da nun in der Kalender-Ansicht der Software die Einträge im Nachgang bearbeitet werden müssen, aber immerhin. Für viele reichen durchaus mal acht Kategorien aus, und wenn man dazu # oder @ benutzt, um Tags oder Erwähnungen zu markieren, merkt sich die Software diese auch und schlägt diese bei der nächsten Notizeneingabe vor, so dass man wiederum Zeit bei der Zeiterfassung sparen kann. So kann beispielsweise unter der Seite E-Mails mittels @pocketpc markiert werden, an wen man E-Mails verschickt hat.

 

Die Software kann mehr als nur acht unterschiedliche Aktivitäten speichern, so dass sie beispielsweise auch auf dem Smartphone genutzt werden kann, um die Aktivitäten aufzuzeichnen, die keiner ZEI°-Seite zugewiesen wurden. Dazu bekommt in der App auch jede Aktivität eine von zwanzig Farben zugeordnet.

 

Am Ende des Tages kommt der ZEI° wieder in die Basis, erkennt seine horizontale Ausrichtung und stoppt die Aufzeichnung. Vergisst man mal den ZEI° wieder einzuräumen, kann man die Aufzeichnung auch einfach noch per App stoppen.

Das Ganze funktioniert wirklich hervorragend. Die Zeiterfassung im Handumdrehen klappt, macht deutlich mehr Spass als Excel-Tabellen auszufüllen und ist sicherlich auch präziser, da man nicht ständig daran denken muss und auch nicht wirklich in Versuchung gerät, es herauszuzögern. Auch lässt sich dank der geringen Grösse und des kleinen Gewichts das Gadget problemlos mitnehmen und so sowohl im Büro als auch im Home Office oder auf Ausendiensteinsatz benutzen.

 

Für den Transport empfiehlt es sich, den ZEI° mittels drei-sekündigem Druck auf die Taste auszuschalten, um Strom zu sparen und falsche Aufzeichnungen zu verhindern. Eingeschaltet wird er mit einem kurzen, einsekündigem Druck auf die Taste.

Preis

Für 115,- Euro inkl. MwSt. und Versand gibt es ZEI° direkt beim Hersteller zu kaufen. TIMEULAR hat derzeit jedoch eine Weihnachtsaktion mit 25% oder 35% Rabatt, wenn drei oder mehr ZEI° bestellt werden.

Fazit

ZEI° von TIMEULAR ist ein sehr spannendes Produkt und eine interessante Lösung, die Zeiterfassung zu vereinfachen und gleichzeitig attraktiver zu gestalten. Schade, dass die Synchronisation nur in die Cloud des Herstellers möglich ist. An einer Offline-Funktion wird aber ebenso wie an der Team-Möglichkeit noch gearbeitet. Dank öffentlicher API und einer ebenso öffentlichen Roadmap mit Abstimmungsfunktion, ist die Weiterentwicklung des Produkts zumindest aussichtsreich. So soll bald die Benutzung der integrierten Bluetooth-Schnittstellen von Windows 10-Geräten folgen und auch die Graphen auf den mobilen Geräten angezeigt werden können.

 

Die Zeiterfassung mittels ZEI° funktioniert tadellos. Etwas bitter stösst hier aber noch das Abo-Modell auf, doch da die Integrationen nicht für viele einen nennenswerten Mehrwert bieten werden, kann wohl meist darauf verzichtet werden. Über die API hingegen lässt sich die kostenpflichtige Integration sicherlich auch mit etwas Programmierung umgehen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

 

Alles in Allem ist ZEI° ein Gadget für den Arbeitsalltag, dass für viele durchaus Sinn machen kann. Wer oft an unterschiedlichen Projekten arbeitet, deren Zeitaufwand im Blick haben muss oder möchte, ist mit ZEI° auf einem innovativen und durchaus produktiven Weg, nicht nur Zeit zu sparen sondern wahrscheinlich auch Nerven.

 

Fun fact: Bei Der TV-Sendung “Die Höhle der Löwen” gab es fünf mal eine Abfuhr zur Investition in TIMEULAR, jedoch folgte auf die Sendungsaufzeichnung ein österreichisches Millioneninvestment und nunmehr sind schon über 6000 Exemplare verkauft. Für den Start im Februar diesen Jahres nicht schlecht.

vg-wort
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